В федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» несколько раз упомянуты внутренние документы общества. В корпоративной практике обществ с ограниченной ответственностью — наших клиентов часто возникают вопросы о том, какие именно внутренние документы имеются в виду в законе и в каком порядке они принимаются.
Внутренние документы - это документы, регулирующие внутреннюю деятельность общества с ограниченной ответственностью (пп. 8 п. 2 ст. 33 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»); та часть их, которая относится к трудовым правоотношениям, в терминологии трудового законодательства называется «локальными нормативными актами». Ими могут быть положения, уставы, правила, инструкции и иные документы, утверждаемые обществом. Следует обратить внимание на то, что согласно Закону принятие (утверждение) внутренних документов входит в компетенцию общего собрания участников общества. Таким образом, при принятии внутренних документов от имени общества выступает общее собрание его участников.
Если буквально следовать такой формулировке закона, из неё вытекают определённые практические проблемы. Эта формулировка означает, что совет директоров (наблюдательный совет) и исполнительный орган (директор и т.п.) не имеют права утверждать внутренние документы – это вопрос компетенции общего собрания.
«Основополагающие» внутренние документы (такие, как Положение о порядке созыва и проведения общего собрания, о совете директоров (наблюдательном совете), единоличном и коллегиальном исполнительных органах, филиалах и представительствах, резервном и других финансовых фондах) принимаются и изменяются не так уж часто. Но, кроме них, есть внутренние документы (например, различные специальные инструкции, хотя и регулирующие текущую деятельность, но имеющие нормативный характер), которые могут требовать внесения изменений довольно часто.
Однако уставы ООО редко устанавливают частоту созыва очередных собраний более чем раз в квартал. Созыв же внеочередного общего собрания требует соблюдения сроков, указанных в законе: у исполнительного органа есть 5 дней с момента получения требования о созыве собрания для принятия по нему решения, а уведомить каждого участника о созыве собрания необходимо не менее чем за 30 дней до собрания.
В акционерном обществе подобная проблема решается проще: там есть постоянно действующий «заменитель» общего собрания - совет директоров (наблюдательный совет), к компетенции которого относится принятие внутренних документов и благодаря существованию которого можно постоянно осуществлять контроль за внутренними нормативными актами и оперативно изменять их. Напротив, в обществе с ограниченной ответственностью это вопрос компетенции общего собрания, а оно не является постоянно действующим органом. Чтобы данные вопросы применительно ко всем или определённым внутренним документам могли решать другие органы общества, необходимо прямо в уставе общества отнести этот вопрос в компетенцию этих органов, как это предусмотрено п.2 ст. 33 Закона. Без такого указания в уставе другие органы ООО будут не вправе утверждать внутренние документы даже при наличии специального решения общего собрания о делегировании им соответствующих полномочий. И это понятно, ведь, хотя внутренние документы (локальные нормативные акты) и могут регулировать текущую деятельность ООО, тем не менее, само их принятие не относится именно к текущей деятельности, вопросы которой в соответствии с законом решает единоличный исполнительный орган.
У этой проблемы есть и ещё одно решение, но оно, скорее, применимо к обществам с небольшим количеством участников, где участникам не сложно собраться и где маловероятно возникновение споров. В таких случаях решение проблемы оперативности собрания состоит в том, чтобы созвать общее собрание с нарушением процедуры созыва собрания (в том числе и по срокам). Если в собрании будут участвовать все участники общества, оно будет правомочным, даже, несмотря на нарушения порядка созыва. (К нарушениям порядка проведения собрания это не относится!)
При этом если собрание проводится с нарушением порядка созыва, целесообразно зафиксировать присутствие всех участников, чтобы у общества были доказательства их участия в собрании на случай спора. Желательно, чтобы был составлен протокол регистрации явившихся участников, в котором все участники расписались бы, либо чтобы все они подписали протокол общего собрания участников.
Хотелось бы обратить особое внимание на необходимость принятия внутренних документов о порядке проведения и оформления итогов общего собрания участников ООО. Хотя Закон и содержит статью о порядке проведения общего собрания, однако она регулирует вопрос далеко не исчерпывающим образом. В отличие от законодательства об акционерных обществах, не ясно, как оформляется регистрация участников ООО на общем собрании (а ведь от факта регистрации зависит право голосовать на собрании), нет никаких правил об оформлении протоколов, в том числе о сроках их подготовки и о том, кто должен подписывать эти протоколы. Все эти вопросы желательно решать во внутренних документах.
