Знаете ли Вы, как уменьшить дебиторскую задолженность Вашей компании без больших дополнительных усилий и финансовых затрат? Основываясь на опыте работы Агентства правовых технологий «Магистр» с рядом компаний, основным бизнесом которых является поставка товаров народного потребления, можем утверждать, что соблюдение нескольких простых советов, как минимум, позволит существенно уменьшить дебиторскую задолженность, а как максимум - обеспечит аккуратность расчетов Ваших покупателей и заказчиков на долгие годы.
По словам многих владельцев и руководителей бизнеса, важнейшим качеством, которое они ценят в своих партнерах, является надежность. Однако надежность – это не только своевременная оплата выставленных счетов, но также своевременность и качество выполнения работ, услуг или поставки товаров. К сожалению, даже надлежащее исполнение Вашей компанией принятых на себя обязательств, как правило, не гарантирует взаимности при исполнении договора со стороны контрагентов.
Каковы же «три кита», обеспечивающие своевременность платежей?
1. Договорная работа.
В качестве примера значимости договорной работы приведу следующий случай. Крупная региональная компания - поставщик обратилась в Агентство для сопровождения сделки с крупным федеральным ритейлером. Не секрет, что типовые договоры поставки, предлагаемые к заключению поставщикам почти всеми крупными сетевыми компаниями, содержат не только скрытые, но часто и явные элементы кабальности. Как правило, поставщики соглашаются на заключение подобных договоров, полагаясь на примерно одни и те же доводы ритейлеров: «с нами все Ваши коллеги работают именно на таких условиях», «у нас не было случаев привлечения поставщиков к таким санкциям», «мы всегда урегулируем спорные вопросы во внесудебном порядке», «сроки урегулирования разногласий зависят от загруженности юристов головного офиса» и т. п. Кроме того, и репутация сетевых компаний с мировым именем вселяет в поставщиков уверенность в недопустимости произвола. Но не всегда громкое имя является залогом адекватности Вашего контрагента.
Получив заключение Агентства о возможных правовых рисках заключения договора и осознав в результате многочисленных встреч бесперспективность урегулирования разногласий, наш клиент отказался от заключения договора, сказав: «Мы готовы работать, но не любой ценой». А через некоторое время клиент специально поблагодарил нас за то, что мы предостерегли его от рискованного шага – стало известно, что его конкурент в такой же ситуации заключил с сетью договор поставки сезонного товара без должной оценки рисков и понёс значительные убытки.
Обычно приведение в порядок договорной работы занимает 2-3 месяца с момента получения от клиента существующей схемы взаимоотношений с контрагентами. В течение этого периода специалистами Агентства предлагаются возможные способы оптимизации (в том числе налоговой), подготавливается перечень договоров и проекты каждого из них, которые регулярно обсуждаются с участием профильных специалистов (бухгалтер, специалист по снабжению, технолог и др.), корректируются и доводятся до надлежащего состояния. При этом специалисты, непосредственно связанные с заключением и исполнением договоров (менеджеры, бухгалтеры, кладовщики и др.) получают информацию обо всех возможных рисках и правилах поведения в различных ситуациях. В ряде случаев процесс аудита договорной работы включает также подготовку перечня возможных нештатных ситуаций и мер по их устранению, где простым языком излагаются все возможные проблемы и соответствующие им решения, позволяющие минимизировать правовые риски даже в случае ненадлежащего исполнения обязательства самим клиентом.
Но грамотно подготовленным договором нужно уметь и грамотно воспользоваться – а отсюда следует важность следующего условия:
2. Повышение уровня профессиональной и правовой грамотности персонала.
Часто перспектива судебного спора определяется не столько качественным оформлением договорных отношений, сколько аккуратностью исполнителей, от непосредственных действий и решений которых зависит многое.
Например, юрист может составить замечательный рамочный договор поставки, предусматривающий все возможные спорные ситуации, но если менеджер, распечатывающий накладную, поленится указать в соответствующей графе накладной реквизиты именно этого договора, а напишет что-нибудь вроде «основной договор», то привлечь контрагента к ответственности, предусмотренной таким договором, возможно, и не удастся. Если накладная от имени покупателя подписана неуполномоченным лицом, перспектива получения оплаты за товар также становится неочевидной. Если в договоре поставки не будет указано количество товара или товар не будет исчерпывающим образом определен, то при наличии спора наивно ссылаться на сам факт заключения такого договора.
Подобных примеров «исполнительской халатности» множество. А чтобы их исключить, нужно и непосредственное участие исполнителей в согласовании условий проекта разрабатываемого договора, и использование подробнейшего перечня нештатных ситуаций, и периодические разъяснения последствий тех или иных действий исполнителей, и практика он-лайн консультирования специалистами Агентства, занимающимися договорной практикой.
Но повышение уровня правовой грамотности желательно сопровождать повышением узкоспециальной информированности работников. Так, изучение технических регламентов, ГОСТ, ОСТ, а так же иных стандартов и правил, действующих в той или иной отрасли экономики, позволяет специалистам ориентироваться не только в обязательных требованиях, предъявляемых к товару, но и в правилах его упаковки, проверки качества и хранения.
И, наконец, последнее условие снижения дебиторской задолженности –
3. Срок реагирования на нештатные ситуации.
Как правило, чем быстрее реакция на нарушение условий договора, тем эффективнее окажутся предпринимаемые юристами меры. Порой важны даже не сутки, а часы. Так, один из клиентов Агентства, введя несложную систему электронного контроля платежей, ежедневно получает информацию о просроченных платежах. Как правило, причины несвоевременной оплаты устанавливаются менеджерами в течение двух-трех часов, после чего информация передается в Агентство, которое примерно в такие же сроки готовит расчет санкций и проект претензии. Таким образом, претензия направляется неплательщику в день возникновения просрочки. Подобная практика за непродолжительный период привела к тому, что многочисленные покупатели, оценив мгновенность реагирования и последствия просрочки, стали соблюдать дисциплину платежей и крайне редко допускают нарушения сроков оплаты. По отзывам сотрудников Агентства, такая система похожа на швейцарские часы, которые, будучи однажды настроены, четко работают долгие годы.
Надо учитывать ещё и то, что часто исполнить судебное решение сложнее, чем «выиграть» дело. А высокая скорость реагирования на просрочку не только «дисциплинирует» контрагентов, но и повышает вероятность исполнения судебных актов за счет своевременного применения обеспечительных мер. Оперативность претензионно-искового реагирования имеет большое значение также и для собирания и обеспечения доказательств. В практике Агентства есть целый ряд случаев, в которых именно соблюдение сроков реагирования позволило обеспечить желаемый клиентом результат.
Помните: системное снижение дебиторской задолженности и сохранение достигнутого результата, а следовательно, и успешное развитие Вашего бизнеса, возможно лишь при соблюдении всех трех перечисленных условий. Опыт показывает, что в них нет ничего сложного, ибо "величайшие истины — самые простые".
Руководитель общей и договорной практики
Агентства правовых технологий «Магистр»
Александр Ярошенко