В ситуации, когда гражданский оборот стремительно развивается и многие компании стремятся расширить территориальные границы своей деятельности, все большее количество организаций сталкивается с проблемой оформления договорных отношений. Объем договоров, а так же документов, связанных с их исполнением (накладных, приказов, актов и проч.) подчас не позволяет руководителю фирмы лично подписывать все документы.
Кроме того, нередки случаи, когда руководитель временно недоступен, находится вне офиса или лично проводит важное совещание, что исключает возможность собственноручного подписания документа. Решением проблемы срочного оформления документов при недоступности или занятости руководителя, как правило, является использование факсимиле, тем более, что современные технологии изготовления клише позволяют получить оттиск подписи, практически неотличимый от сделанной собственноручно.
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными нормативно-правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть специально оговорено в договоре. Многие компании, заключая договоры, вносят в текст договоров условие о возможности использования факсимиле. Однако вместо собственноручного подписания таких договоров стороны, как правило, тоже используют факсимиле. Такие действия сторон являются ошибочными, поскольку соглашение сторон об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно содержаться в документе, подписанном сторонами собственноручно.
По смыслу п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы с использованием факсимильной подписи допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены договором. При этом факсимильное воспроизведение подписи и собственноручная подпись имеют равную силу.
Вместе с тем использование факсимиле в гражданско-правовых отношениях, наряду с положительным эффектом, как правило, создает определенные риски.
Такие риски, в первую очередь, связаны с различной природой собственноручной подписи и ее оттиска. Собственноручная подпись документа руководителем позволяет точно определить подписавшего и установить наличие соответствующей воли компании, от имени которой исходит документ. В свою очередь, оттиск факсимиле, как правило, не позволяет установить лицо, использующее клише и, соответственно, выяснить действительную волю стороны.
Кроме того, в любой компании, в той или иной мере, существует риск недобросовестности либо недостаточной квалификации сотрудников, имеющих возможность использования факсимиле. Даже отбросив теоретическую возможность умышленных противоправных действий сотрудников, имеющих доступ к факсимиле, очевидным является тот факт, что определенный круг лиц может наравне с руководителем выступать от имени компании, фактически руководя ею. Бухгалтер, менеджер или иные сотрудники, имеющие доступ к факсимиле, подчас принимают самостоятельные решения без одобрения руководителя. Такие действия сотрудников, помимо информационного вакуума для руководителя, могут создать для компании значительные сложности и повлечь незапланированные расходы.
Еще одним риском, связанным с использованием в работе компании факсимиле, является необоснованное расширение сферы его применения. Как показывает практика, такая тенденция характерна для большинства компаний. Оценив преимущества использования факсимиле, сотрудники компании вместо его использования для ограниченных целей и только в отношениях с лицами, имеющими соглашение о его использовании, применяют факсимиле повсеместно и бесконтрольно. Вместе с тем, согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» определяет так же обязательные реквизиты документов, форма которых в альбомах унифицированных форм не предусмотрена. К таким документам предъявляется, в частности, требование о наличии в них наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также о наличии личной подписи указанных лиц.
Риск утраты факсимиле так же может привести к неблагоприятным последствиям. Как правило, руководителя считают, что неотъемлемым атрибутом их статуса является наличие печати, предпринимают меры по обеспечению ее безопасного хранения в офисе, либо хранят ее при себе. Вместе с тем, оттиск печати на договоре в большинстве случаев не является обязательным. В силу ст. 160 Гражданского кодекса РФ, обязательным элементом сделки, заключаемой в письменной форме, по общему правилу является только подпись уполномоченного лица. Скрепление печатью относится к числу дополнительных требований к форме договора, которые могут быть предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким образом, к обеспечению безопасного хранения клише подписи необходимо относится не менее ответственно, чем к хранению печати компании.
На основании изложенного, можно предложить следующие рекомендации по использованию факсимиле:
1. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, а так же в документах, связанных с исполнением таких договоров, использование факсимиле допустимо при наличии между сторонами письменного соглашения об этом.
2. Соглашение об использовании в дальнейшем факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручно. В случае, если стороны не заключают соглашения по вопросу возможности использования факсимиле в виде отдельного документа, такое условие можно включить в текст договора, при этом такой договор потребует собственноручного подписания сторонами.
3. Соглашение о факсимиле должно содержать перечень случаев и порядок использования факсимиле. Определяя такие условия, сторонам необходимо учитывать нормативно установленные требования к оформлению первичных учетных бухгалтерских документов.
4. Порядок использования факсимиле в компании необходимо максимально полно определить соответствующим положением, являющимся локальным правовым актом компании.
5. Следует принять меры по обеспечению безопасного хранения и использования клише. К числу таких мер можно отнести, в частности, определение лица, ответственного за использование факсимиле. Такую обязанность следует обязательно отразить в трудовом договоре ответственного лица. Возможно также ввести систему обязательного визирования документов, на которых подпись руководителя компании может быть воспроизведена с помощью факсимиле. Такая мера позволит избежать возможных неблагоприятных последствий необдуманных действий лица, имеющего возможность использования факсимиле.
6. Даже при наличии соглашения об использовании факсимиле следует по возможности подписывать документы собственноручно.
Агентство правовых технологий "Магистр"
Александр Ярошенко
